AI και myDATA: έλεγχος παραστατικών και αποκλίσεων με το ERP

Χρησιμοποίησε το AI για να οργανώσεις τον έλεγχο

Μια χρήσιμη ερώτηση για το myDATA είναι «ποια παραστατικά εμφανίζονται για αυτή την περίοδο και ποια χρειάζονται έλεγχο;». Το AI μπορεί να οργανώσει τα δεδομένα που ανακτώνται σε πίνακες και να συγκρίνει στοιχεία όταν υπάρχει και σύνδεση ERP. Η ουσία είναι να προκύψει συγκεκριμένη λίστα εγγραφών που μπορεί να εξετάσει η ομάδα.

Ο connector myDATA του Advisable.AI είναι αποκλειστικά για ανάγνωση. Ανακτά ήδη διαθέσιμα δεδομένα· δεν στέλνει, ακυρώνει ή χαρακτηρίζει παραστατικά. Το άρθρο περιγράφει μια διαδικασία ελέγχου δεδομένων. Η φορολογική αξιολόγηση μιας απόκλισης και οι απαιτούμενες ενέργειες ανήκουν στον αρμόδιο λογιστή.

Σύνδεσε το σωστό περιβάλλον και την επιχείρηση

Η φόρμα myDATA ζητά User ID και Subscription Key της υπηρεσίας REST API, επιλογή παραγωγικού ή δοκιμαστικού περιβάλλοντος και πεδίο ΑΦΜ επιχείρησης. Επιβεβαίωσε ότι τα στοιχεία ανήκουν στο περιβάλλον που επιλέγεις. Ένα έγκυρο δοκιμαστικό κλειδί δεν τεκμηριώνει πρόσβαση στα πραγματικά βιβλία της επιχείρησης.

Ονόμασε τη σύνδεση ώστε να φαίνεται ποια επιχείρηση αφορά. Βάλε τα στοιχεία στη φόρμα και έλεγξε τη δοκιμή σύνδεσης. Η υπηρεσία αναζήτησης στοιχείων ΑΦΜ είναι ξεχωριστός connector από το myDATA, με άλλον σκοπό και άλλα στοιχεία πρόσβασης. Η αναζήτηση μητρώου δεν επιστρέφει τα παραστατικά της επιχείρησης.

Ξεχώρισε εκδοθέντα, ληφθέντα και συγκεντρωτικά

Πριν ζητήσεις άθροισμα, πες ποια πλευρά θέλεις να εξετάσεις. Τα εκδοθέντα αφορούν όσα έχει διαβιβάσει η επιχείρηση, ενώ τα ληφθέντα όσα έχουν διαβιβαστεί προς αυτή από άλλους. Οι συγκεντρωτικές εικόνες εσόδων και εξόδων εξυπηρετούν διαφορετικό έλεγχο από μια λίστα μεμονωμένων παραστατικών.

Ζήτησε να αναφέρεται ο τύπος παραστατικού, η περίοδος και η βάση κάθε ποσού. Το MARK βοηθά να αναγνωρίσεις μια διαβιβασμένη εγγραφή, αλλά για αντιστοίχιση με το ERP μπορεί να χρειαστούν επιπλέον στοιχεία. Όταν το αποτέλεσμα έχει συνέχεια, πρέπει να ολοκληρωθεί η ανάκτηση πριν θεωρηθεί πλήρες.

Συμφώνησε πρώτα τους κανόνες της σύγκρισης

Η σύγκριση δύο τελικών συνόλων μπορεί να κρύψει διαφορετικό αντικείμενο. Όρισε ίδιες ημερομηνίες, επιχείρηση και κατηγορίες παραστατικών. Διευκρίνισε αν η περίοδος αφορά ημερομηνία έκδοσης και πώς αντιμετωπίζονται πιστωτικά, ακυρώσεις και εγγραφές που εμφανίστηκαν αργότερα.

Για κάθε υποψήφια αντιστοίχιση κράτησε τα αναγνωριστικά, τον αντισυμβαλλόμενο και τις αξίες που υπάρχουν στις πηγές. Μην ενώνεις δύο εγγραφές μόνο επειδή έχουν ίδιο ποσό. Αν δεν υπάρχει ασφαλές κοινό κλειδί, ζήτησε να φαίνονται ως υποψήφιες αντιστοιχίσεις και να παραμείνουν για ανθρώπινο έλεγχο.

1. Διάλεξε μία κλεισμένη περίοδο και την ίδια επιχείρηση στις δύο συνδέσεις.
2. Κατέγραψε τύπους παραστατικών και κανόνες καθαρής αξίας και ΦΠΑ.
3. Επιβεβαίωσε ότι ανακτήθηκαν όλες οι απαιτούμενες εγγραφές.
4. Σύγκρινε σύνολα και έπειτα επιμέρους εγγραφές με διαθέσιμα κλειδιά.
5. Χώρισε επιβεβαιωμένες διαφορές, αβέβαιες αντιστοιχίσεις και ελλείψεις δεδομένων.

Τρεις ερωτήσεις που παράγουν χρήσιμο αποτέλεσμα

Δώσε συγκεκριμένες ημερομηνίες αντί για μια αόριστη αναφορά «φέτος». Για πρώτο έλεγχο διάλεξε μικρό διάστημα ή έναν αντισυμβαλλόμενο. Ζήτησε πάντα τις εγγραφές πίσω από μια διαφορά, ώστε η ομάδα να μπορεί να επιστρέψει στην πηγή.

Αν το AI δεν μπορεί να ολοκληρώσει την ανάκτηση ή λείπει πεδίο από μία πλευρά, η σωστή έξοδος είναι ένας περιορισμένος πίνακας με σαφή αιτία. Η απουσία εγγραφής από ένα ελλιπές αποτέλεσμα δεν αποδεικνύει ότι δεν έχει διαβιβαστεί.

Μια απόκλιση χρειάζεται εξήγηση πριν από ενέργεια

Μια διαφορά μπορεί να αφορά χρόνο εμφάνισης, επιλογή τύπου, διαφορετικό ορισμό ποσού ή πραγματικά διαφορετική καταχώρηση. Ο πίνακας ελέγχου πρέπει να διαχωρίζει το παρατηρούμενο γεγονός από την πιθανή εξήγηση. «Δεν βρέθηκε με αυτά τα φίλτρα» είναι πιο ακριβής διατύπωση από «δεν υποβλήθηκε» όταν δεν έχει ελεγχθεί όλο το αντικείμενο.

Κράτησε για κάθε εύρημα ημερομηνία ελέγχου, αναγνωριστικά, τιμές των δύο πηγών και επόμενο βήμα. Έπειτα ο λογιστής ή ο υπεύθυνος ERP μπορεί να το εξετάσει στο κατάλληλο σύστημα. Η αναφορά AI λειτουργεί ως οργανωμένη βάση της συζήτησης.

Κράτησε σαφές το όριο της πρόσβασης

Ο αποκλεισμός υποβολής στον connector myDATA δεν σημαίνει ότι κάθε άλλη σύνδεση είναι μόνο για ανάγνωση. Αν χρησιμοποιείς μαζί SoftOne, έλεγξε τη δική του ρύθμιση εγγραφών. Για συμφωνία στοιχείων και αναφορές αρκεί πρόσβαση ανάγνωσης και στα δύο συστήματα.

Μην βάζεις Subscription Key σε οδηγίες αναφοράς. Δώσε στην ομάδα μόνο την πρόσβαση που χρειάζεται και κοινοποίησε τα ευρήματα με τον τρόπο που επιτρέπει η πολιτική της επιχείρησης.