SoftOne με AI chatbot: τι χρειάζεται η σύνδεση και τι να ρωτήσεις
Τα στοιχεία που ζητάς από τον διαχειριστή SoftOne και οι πρώτες ερωτήσεις που δοκιμάζεις στα δικά σου δεδομένα.
Τι σημαίνει «ρωτάω το SoftOne με AI»
Η σύνδεση SoftOne του Advisable.AI επιτρέπει να κάνεις ερωτήσεις σε φυσική γλώσσα για δεδομένα της εγκατάστασής σου. Αντί να περιγράφεις στο AI ένα υποθετικό φύλλο εργασίας, ζητάς ανάγνωση πραγματικών πελατών, ειδών ή παραστατικών. Μπορείς να χρησιμοποιήσεις το Advisable AI ή τον MCP connector σε συμβατή εφαρμογή συνομιλίας.
Η διασύνδεση χρησιμοποιεί τα SoftOne Web Services. Η δυνατότητα μιας συγκεκριμένης αναφοράς εξαρτάται από τα δικαιώματα και την παραμετροποίηση της εγκατάστασης. Το όνομα «SoftOne AI chatbot» περιγράφει εδώ αυτή τη χρήση του Advisable.AI· δεν δηλώνει προϊόν ή συνεργασία της SoftOne.
Τι να ζητήσεις από τον διαχειριστή SoftOne
Πριν ανοίξεις τη φόρμα, ζήτησε τα στοιχεία της συγκεκριμένης εγκατάστασης. Το URL πρέπει να οδηγεί στα s1services και ο λογαριασμός να έχει πρόσβαση στις υπηρεσίες που χρειάζεσαι. Ένας καθημερινός χρήστης του ERP δεν έχει απαραίτητα την ίδια πρόσβαση από Web Services.
Η εταιρεία και το υποκατάστημα χρειάζονται ιδιαίτερη προσοχή όταν ο λογαριασμός έχει περισσότερους από έναν διαθέσιμους προορισμούς. Οι αριθμοί που εμφανίζονται ως παραδείγματα σε μια φόρμα δεν είναι οι δικοί σου κωδικοί. Συμπλήρωσε τις τιμές που επιβεβαιώνει ο διαχειριστής και κράτησε τα στοιχεία μόνο στη φόρμα σύνδεσης.
| Πεδίο | Τι επιβεβαιώνεις |
|---|---|
| API URL | Διεύθυνση της υπηρεσίας s1services |
| App ID | Αναγνωριστικό της εφαρμογής Web Services |
| Username / Password | Χρήστης με τα κατάλληλα δικαιώματα |
| COMPANY / BRANCH | Η εταιρεία και το υποκατάστημα που θέλεις |
| MODULE / REFID | Οι τιμές που απαιτεί η δική σου εγκατάσταση |
Από τη δοκιμή σύνδεσης στην πρώτη ερώτηση
Δώσε στη σύνδεση ένα αναγνωρίσιμο όνομα, όπως «SoftOne — εταιρεία Α». Ολοκλήρωσε τη δοκιμή, αποθήκευσε τη σύνδεση και έλεγξε ότι είναι ενεργή και διαθέσιμη στον λογαριασμό σου. Η αποθήκευση στοιχείων και η δυνατότητα χρήσης μιας ενεργής σύνδεσης είναι διαφορετικά βήματα.
Στο Advisable AI διάλεξε τη σύνδεση πριν γράψεις την ερώτηση. Σε εξωτερικό AI χρησιμοποίησε το MCP URL και τις οδηγίες OAuth της αποθηκευμένης κάρτας. Η πρώτη ερώτηση πρέπει να είναι μικρή: ένα γνωστό παραστατικό ή λίγες εγγραφές πελατών δείχνουν αν επέλεξες σωστή εταιρεία και αν ο χρήστης βλέπει τα αναμενόμενα στοιχεία.
Δοκίμασε αυτές τις ερωτήσεις
«Δείξε το τελευταίο παραστατικό πώλησης της επιλεγμένης εταιρείας, με ημερομηνία, πελάτη, σειρά και αξία. Μόνο ανάγνωση. Ανέφερε αν το ποσό περιλαμβάνει ΦΠΑ.»
Ποια δεδομένα μπορείς να εξερευνήσεις
Ο connector διαθέτει εργαλεία για αναζήτηση εγγραφών, ανάγνωση μιας πλήρους εγγραφής και αναγνώριση των πεδίων που εκθέτει η εγκατάσταση. Οι συνήθεις περιοχές είναι πελάτες, προμηθευτές, είδη, παραστατικά πωλήσεων και αγορών. Η ύπαρξη μιας περιοχής δεν σημαίνει ότι κάθε υπολογισμός υπάρχει ως έτοιμη στήλη.
Για παράδειγμα, το υπόλοιπο πελάτη μπορεί να είναι υπολογισμένο στοιχείο. Για μια σύνθετη συγκεντρωτική αναφορά, ο διαχειριστής μπορεί να διαθέσει αποθηκευμένο ερώτημα με SqlName ή ένα κατάλληλο εκτυπωτικό του ERP. Έτσι ο ορισμός του αριθμού παραμένει σαφής και δεν στηρίζεται σε εικασία ονόματος πεδίου.
Γράψε την ερώτηση με περίοδο και κριτήρια
Οι ημερομηνίες, οι σειρές και οι αξίες καθορίζουν τι θα επιστρέψει η αναφορά. Ζήτησε πρώτα περιγραφή του χειρισμού πιστωτικών και ακυρώσεων. Για μεγάλη περίοδο, προτίμησε διαθέσιμη συγκεντρωτική αναφορά αντί να θεωρήσεις ότι μια μικρή λίστα εγγραφών περιέχει όλο το σύνολο.
Διευκρίνισε και τη μονάδα μέτρησης. «Καλύτεροι πελάτες» μπορεί να σημαίνει καθαρές πωλήσεις, συχνότητα αγορών ή εισπραγμένο ποσό. «Είδη που δεν κινούνται» χρειάζεται συγκεκριμένη περίοδο χωρίς πωλήσεις και ορισμό διαθέσιμου αποθέματος.
Δοκίμασε αυτές τις ερωτήσεις
«Σύγκρινε καθαρές πωλήσεις Σεπτεμβρίου 2026 και Σεπτεμβρίου 2025 ανά πελάτη. Δείξε διαφορά σε ευρώ και ποσοστό, ίδια φίλτρα και τυχόν ελλείψεις δεδομένων.»
«Δείξε τα 10 μεγαλύτερα καταγεγραμμένα υπόλοιπα πελατών και την ημερομηνία της εικόνας. Μην τα χαρακτηρίσεις ληξιπρόθεσμα χωρίς στοιχεία λήξης.»
«Βρες είδη με μηδενικό διαθέσιμο απόθεμα που είχαν πωλήσεις τον Σεπτέμβριο 2026. Εξήγησε από ποιο πεδίο προκύπτει το απόθεμα.»
Τι ελέγχεις όταν κάτι δεν συμφωνεί
Αν η σύνδεση αποτυγχάνει, έλεγξε URL, App ID, λογαριασμό Web Services και διαθέσιμη εταιρεία. Αν συνδέεται αλλά δεν επιστρέφει εγγραφές, δοκίμασε μια γνωστή μικρή περίοδο και επιβεβαίωσε τα δικαιώματα. Μη μεταφράζεις ένα κενό αποτέλεσμα σε συμπέρασμα ότι η εταιρεία δεν είχε πωλήσεις.
Αν το σύνολο διαφέρει από την αναφορά σου, έλεγξε εταιρεία, υποκατάστημα, ημερομηνία, σειρά και τρόπο υπολογισμού. Ζήτησε λίγες συγκεκριμένες εγγραφές για αντιπαραβολή. Κράτησε το μήνυμα σφάλματος και τις μη ευαίσθητες παραμέτρους όταν ζητήσεις βοήθεια, χωρίς password ή OAuth secret.
Πότε επιτρέπονται καταχωρήσεις
Η σύνδεση ξεκινά για ανάγνωση, εκτός αν ενεργοποιηθούν οι εγγραφές. Όταν επιτρέπονται, η δημιουργία ή ενημέρωση μέσω του ειδικού εργαλείου εγγραφής έχει προεπισκόπηση και ξεχωριστή επιβεβαίωση. Ο χρήστης SoftOne πρέπει επίσης να έχει τα αντίστοιχα δικαιώματα. Η διαγραφή παραμένει αποκλεισμένη.
Για καθημερινές αναφορές δεν χρειάζεται να ενεργοποιήσεις εγγραφές. Αν αργότερα προχωρήσεις σε καταχώρηση παραστατικού, έλεγξε εταιρεία, σειρά, αντισυμβαλλόμενο, είδη, ποσότητες και αξίες στην προεπισκόπηση. Η οριστική καταχώρηση μπορεί να έχει συνέπειες στη λειτουργία του ERP και στη διαβίβαση του παραστατικού.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζομαι πρόσβαση στα Web Services;
Ναι. Ο connector χρησιμοποιεί τα s1services και χρειάζεται έγκυρα στοιχεία και κατάλληλα δικαιώματα για τη συγκεκριμένη εγκατάσταση. Ο διαχειριστής SoftOne μπορεί να επιβεβαιώσει τις προϋποθέσεις σου.
Μπορεί το AI να εκτελέσει οποιοδήποτε SQL;
Το εργαλείο custom αναφορών χρησιμοποιεί αποθηκευμένα ερωτήματα με SqlName που υπάρχουν στον SoftOne server. Δεν αρκεί να γράψεις αυθαίρετο SQL στη συνομιλία.
Πηγές & τεκμηρίωση
Οι οδηγοί συντάχθηκαν με υποστήριξη AI, με βάση τον κώδικα του Advisable.AI και τις παρακάτω επίσημες πηγές. Τα παραδείγματα ερωτήσεων είναι ενδεικτικά· οι διαθέσιμες απαντήσεις εξαρτώνται από τη σύνδεση, τα δεδομένα και τα δικαιώματά σου.